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Erfahrungsaustausch ELO Professional Upgrade 9 auf 10 oder 11

Hallo zusammen,

wir nutzen im Unternehmen ELO 9 Professional als Archivierungssystem. Nun ist es so, dass wir gern auf ELO11 upgraden möchten.
Wir haben auch ein erstes Angebot, was uns aber als sehr Fragwürdig erscheint. Daher möchte ich euch gern fragen, habt ihr Erfahrung mit ELO-Upgrades?

Wie lange hat bei euch das Upgrade von ELO 9 auf ELO 10 oder 11 gedauert?
Gab es Komplikationen?

Würde mich freuen, wenn ihr mich bei den Fragen unterstützen könntet.

Vielleicht habt ihr auch andere Foren, wo es überwiegend über ELO geht.

Schöne Grüße
Dirk

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Ausgedruckt am: 28.03.2024 um 16:03 Uhr

Mitglied: Looser27
Looser27 30.01.2020 um 14:04:27 Uhr
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Moin,

aktuell nutzen wir ELO 9 professional als DMS. Da wir aber diverse Skripte laufen haben, die Prozesse automatisieren, ist eine Umstellung auf ELO 11 nicht problemlos (Skripte müssen angepaßt werden, etc.).
Wenn Ihr ebenfalls Prozesse automatisiert habt, kann das schon mal ein paar Manntage kosten für Software-Anpassungen.

Habt ihr einen Wartungsvertrag für ELO? Die ELO-Installation umziehen hat bei uns etwa 4-6h gedauert (haben wir gemacht, als wir alles virtualisiert haben).

Was ist also ein "fragwürdiges" Angebot? Hast Du nur ein Systemhaus gefragt? Gerade ELO wird von rel. vielen Systemhäusern betreut. Alternativangebote sind da immer hilfreich.

Gruß

Looser
Mitglied: SpeziimSport
SpeziimSport 30.01.2020 um 14:18:04 Uhr
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Hallo face-smile

Wir hatten mal Prozesse, aber diese wurden wieder verworfen. (Es gibt da div. Gründe, auf die ich nicht näher eingehen möchte)
Theoretisch nutzen wir ELO als banales Archivierungssystem. Einscannen von Rechnungen und Verschlagwortung dieser im manuellen Verfahren.

Ich weiß, es ginge auch alles automatisiert...dazu brauch ich aber erstmal die neue ELO-Version und dann werde ich die Prozesse wieder angehen. ;)

Ja, wir haben einen Wartungvertrag. Was meinst du mit ELO umziehen?

Fragwürdig ist die Dauer des Upgrades. (2 bis 3 Tage) Ich weiß, zw. ELO9 und 11 hat sich einiges im Background geändert. Dazu zählen z.B. die Verschlagwortungsmasken dazu. Indexfelder müssen seid ELO10 eindeutig sein, was bei ELO9 nicht der Fall war.

Aber ein Upgrade Setup Routine sollte doch in der Lage sein, diese Indexfelder automatisiert zu ändern, oder?

Also ein Upgrade sollte automatisch die ELO9-DB in ELO11-DB-Format migrieren können.

Schönen Gruß
Dirk
Mitglied: Looser27
Looser27 30.01.2020 um 14:22:39 Uhr
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Je nach Komplexität scheinen mir die 2-3 Tage durchaus realistisch. ELO11 ist halt was komplett neues.

ELO-Umziehen war bei uns: komplette Neuinstallation inkl. Übernahme aller alten Daten auf neues System.
Mitglied: bloodstix
bloodstix 30.01.2020 um 14:24:17 Uhr
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Hi,

also wir haben mit einem Systemhaus, welches eigentlich auf ELO spezialisiert ist, äußert schlechte Erfahrungen gemacht. Die haben eine dubiose halbseidene IST-Aufnahme von nem Kundensystem mit ELO9 gemacht für 1,5k-Euro, woraus wir nun auch nicht schlauer werden als wir vorher waren. Gerade was die Automatismen angeht.
Update-Aufwand konnten die nicht klar schätzen und wollten das der Kunde Beispieldokumente übermittelt damit die damit "rumspielen" und testen können. Hat der Kunde dann nicht weiter verfolgt.
Der Kunde wird nun sehr wahrscheinlich demnächst auf ecoDMS umsteigen, da haben wir ein exzellentes Systemhaus gefunden, das die Migration von ELO->ecoDMS nach einer kurzen Begutachtung des System mit mir per TV klar beziffern kann.
Soll wohl wenige Stunden dauern.
2-3 Tage find ich da doch schon sehr "interessant". Da solltest du dich vllt nochmal nach nem Vergleichsangebot eines anderen Dienstleisters umhören.

Grüße
bloody
Mitglied: sxxt60
sxxt60 30.01.2020 aktualisiert um 16:54:52 Uhr
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Hallo Dirk,
2-3 Tage sind für eine komplette Umstellung absolut realistisch, auch in einer kleineren Umgebung.

Zitat von @SpeziimSport:
Also ein Upgrade sollte automatisch die ELO9-DB in ELO11-DB-Format migrieren können.

Gerade hier tut sich ELO teilweise schwer.

Falls du dich etwas mehr im Detail austauschen möchtest, kannst du mir gerne eine PN senden. Ich administriere eine große ELO Enterprise Landschaft mit rund 2000 aktiven Benutzern. Wir sind aktuell dabei die letzten ELO Instanzen von 9 auf 12 anzuheben.

ELO9 ist bereits komplett end-of-life und wird nicht mehr von ELO supported. Bevor du auf ELO11 wechselst, würde ich dir empfehlen direkt auf 12 zu wechseln. ELO12 basiert bereits auf OpenJDK und du hast damit das Java Lizenzthema bei den Servern sowie den ELO Java Clients bereits gelöst.

ELO20 wird übrigens auch bereits im Mai veröffentlicht. Von einem wechsel auf den allerneuesten Versionsstand würde ich jedoch aus eigenen Erfahrungswerten erst mal abraten.
Mitglied: monstermania
monstermania 31.01.2020 um 08:50:35 Uhr
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Zitat von @bloodstix:
also wir haben mit einem Systemhaus, welches eigentlich auf ELO spezialisiert ist, äußert schlechte Erfahrungen gemacht. Die haben eine dubiose halbseidene IST-Aufnahme von nem Kundensystem mit ELO9 gemacht für 1,5k-Euro, woraus wir nun auch nicht schlauer werden als wir vorher waren. Gerade was die Automatismen angeht.
Ja, so etwas kommt leider häufiger vor. Und nicht nur bei ELO, sondern bei sehr vielen anderen Produkten! face-wink
Und ist das vertrauen in den Partner erst mal dahin, neigt man auch dazu das ganze Produkt im schlecht Licht zu sehen.
BTW: So eine Systemanalyse ist nichts, was man mal so eben im Vorbeigehen erledigt. Gerade wenn man die Umgebung und die genutzten Prozesse nicht kennt. 1.500€ erscheint mir eigentlich viel zu günstig für eine komplette System- und Prozessaufnahme incl. anschließendem Konzept!
Der Kunde wird nun sehr wahrscheinlich demnächst auf ecoDMS umsteigen, da haben wir ein exzellentes Systemhaus gefunden, das die Migration von ELO->ecoDMS nach einer kurzen Begutachtung des System mit mir per TV klar beziffern kann.
Soll wohl wenige Stunden dauern.
2-3 Tage find ich da doch schon sehr "interessant". Da solltest du dich vllt nochmal nach nem Vergleichsangebot eines anderen Dienstleisters umhören.
Ich würde ohnehin nochmal einen anderen ELO-Partner konsultieren, bevor ich ein komplettes DMS wechsle. Man kann ja auch ruhig mal direkt den Hersteller kontaktieren und nach einem kompetenten ELO-Partner fragen und dabei durchblicken lassen, dass man bereit ist das Produkt zu wechseln. face-smile
Ein Produktwechsel ist ja wesentlich mehr als mal eben stumpf die archivierten Daten zu Ex- und wieder zu importieren. Das fängt ja allein schon mit der Mitarbeiterschulung an. Wenn dann noch Automatisierungen, Workflows, Wiedervorlagen und Schnittstellen dazu kommen ist oft die
Anpassungsarbeit teurer als die eigentlichen Archivlizenzen!
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 31.01.2020 aktualisiert um 09:09:31 Uhr
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Wir haben derzeit ELO 10 Windows und Java Client im parallel Betrieb laufen, sind aber fast mit der Java Migration fertig. Wenn du also noch den alten Windows Client nutzt und auch nur banale Scripte hast wird es kompliziert. Ab ELO 11 aufwärts gibt es nur noch den Java Client.

ELO Upgrades sind grundsätzlich nicht trivial. Das ist eigentlich immer eine Neuinstallation, manuelle Datenbankmigration und ca. 20 händische Anpassungen in der Datenbank, auch ohne jegliche Individualisierung. In so einem Fall würde ich sagen ist ein Tagessatz realistisch, aber das kann man unmöglich prognostizieren weil hier nirgendwo steht welchen Client ihr bisher einsetzt und was da eventuell an den Masken gebastelt wurde. Wieviele Benutzer und Daten sind denn betroffen? Der Volltext muss häufig auch neu aufgebaut werden, das lief bei uns letztes mal über Tage.

Ein anderes ELO Systemhaus kann man ziemlich problemlos konsultieren. Die ###en zwar nicht gern in andere Gärten (meine Erfahrung) aber wenn man denen das offen sagt sind die eigentlich eher hilfsbereit. ELO selbst brauchst du glaube ich nicht versuchen. Die kommunizieren nicht gerne direkt mit ihren Kunden. Die machen ja auch keinen Support, das geht alles über Systemhäuser. Selbst auf der Cebit hast du ja fast nie direkt einen von ELO getroffen sondern immer nur Systemhäuser, häufig mit branchenspezifischen Lösungen.
Mitglied: monstermania
monstermania 31.01.2020 um 09:27:44 Uhr
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Zitat von @ukulele-7:
Der Volltext muss häufig auch neu aufgebaut werden, das lief bei uns letztes mal über Tage.
So ein Volltextneuaufbau kann bei entsprechender Archivgröße/Dokumenttyp locker mehrere Wochen dauern! Und wenn sich der Partner nicht richtig auskennt, läuft der VT-Aufbau von alt-nach neu. Sprich es werden die Archivdokumente nach Ablagedatum aufsteigend indiziert! Dann findest man neue Dokumente über Wochen nicht über den Volltext, da dieser nur mit der Indexierung von Altdokumenten beschäftigt ist.
Ich habe schon Umstellungen gehabt, wo wir den VT/OCR vorab gemacht haben und dann beim Kunden die VT-Daten nur noch in ELO importiert haben.
Mitglied: SpeziimSport
SpeziimSport 31.01.2020 um 11:28:30 Uhr
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Zitat von @Looser27:

Je nach Komplexität scheinen mir die 2-3 Tage durchaus realistisch. ELO11 ist halt was komplett neues.


Also ich sehe unsere Installation nicht als Komplex an, da wir keine Workflows, oder Scripte habe. Wir sprechen lediglich die Index-Schnittstelle an, um von einem anderen Programm Dokumente in ELO einzufügen. Dies soll aber nicht das Problem sein, laut Systemhaus.

Im Grunde haben wir auch nicht viele schreibende User <30 Und unsere DB ist auch relativ klein.
Mitglied: Looser27
Looser27 31.01.2020 um 11:34:18 Uhr
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Im Grunde haben wir auch nicht viele schreibende User <30 Und unsere DB ist auch relativ klein.

Das ist in etwa unsere Größe. Und da kommt das schon hin...
Mitglied: SpeziimSport
SpeziimSport 31.01.2020 um 11:37:59 Uhr
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Zitat von @ukulele-7:


ELO Upgrades sind grundsätzlich nicht trivial. Das ist eigentlich immer eine Neuinstallation, manuelle Datenbankmigration und ca. 20 händische Anpassungen in der Datenbank, auch ohne jegliche Individualisierung. In so einem Fall würde ich sagen ist ein Tagessatz realistisch, aber das kann man unmöglich prognostizieren weil hier nirgendwo steht welchen Client ihr bisher einsetzt und was da eventuell an den Masken gebastelt wurde. Wieviele Benutzer und Daten sind denn betroffen? Der Volltext muss häufig auch neu aufgebaut werden, das lief bei uns letztes mal über Tage.

Okay... das mit dem Tagessatz wäre ja auch okay. Wir haben bereits ein Testsystem mit einem Datenbestand von letztem Jahr. Diesen haben wir für Usertests und so genutzt.
Masken haben wir ebenfalls nicht viele, da wir gerade dabei sind das ELO-Potential neu in Angriff zu nehmen. (ca 25 Masken, welche aber sehr simpel sind)
Im Grunde haben wir Daten und DB mit insg. 230 GB. Also auch nicht gerade viel.

Das der Vollindex Tage dauern wird, ist okay. Damit kommen wir klar. Aber nicht mit einer DOWN-Time von 2 Tagen.


Zitat von @ukulele-7:

Ein anderes ELO Systemhaus kann man ziemlich problemlos konsultieren. Die ###en zwar nicht gern in andere Gärten (meine Erfahrung) aber wenn man denen das offen sagt sind die eigentlich eher hilfsbereit. ELO selbst brauchst du glaube ich nicht versuchen. Die kommunizieren nicht gerne direkt mit ihren Kunden. Die machen ja auch keinen Support, das geht alles über Systemhäuser. Selbst auf der Cebit hast du ja fast nie direkt einen von ELO getroffen sondern immer nur Systemhäuser, häufig mit branchenspezifischen Lösungen.

Ja mit ELO habe ich ähnliche Erfahrungen gemacht. Problem ist natürlich, dass ein anderes Systemhaus erstmal genau die Umgebung analysieren muss.
Da wir allerdings bereits in der Umsetzung sind, (Mit Testserver, etc) wollen wir momentan nur ein wenig verhandeln. Wenn ich jetzt höre, dass bei vielen anderen Firmen so ein Upgrade realtiv schnell durchgeführt werden konnte, werde ich meinem Systemhaus da etwas zu nachdenken geben wollen.
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 03.02.2020 um 08:29:01 Uhr
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Nunja, die Umstellung eines Testservers dauert natürlich auch und in etwa genauso lange wie die eigentliche Umstellung. Haben wir auch gemacht obwohl ich das eigentlich in einer virtuellen Umgebung relativ sinnfrei finde. Alten Server belassen, alles nur kopieren und wenn es scheitert kann man wieder zurück.
Mitglied: SpeziimSport
SpeziimSport 03.02.2020 um 09:57:47 Uhr
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Zitat von @ukulele-7:

Nunja, die Umstellung eines Testservers dauert natürlich auch und in etwa genauso lange wie die eigentliche Umstellung. Haben wir auch gemacht obwohl ich das eigentlich in einer virtuellen Umgebung relativ sinnfrei finde. Alten Server belassen, alles nur kopieren und wenn es scheitert kann man wieder zurück.


Ja richtig. Ich betreue das System noch nicht so lange und mein Vorgänger hat sich mehr oder weniger aus dem Staub gemacht und Dokumentation gibt es auch nicht so viele. Das wurde alles in gutem Vertrauen zum Systemhaus von denen gemacht.

Da ich habe nun Verantwortlich bin und mich damit tiefer befassen möchte...suche ich mir nun alle notwendigen Infos zusammen. ;)
Mitglied: Dokuni
Dokuni 08.07.2020 um 16:30:33 Uhr
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Wie ist es denn nun ausgegangen? Es ist immerhin schon fast 6 Monate her.
Ich bin auch gerade bei Recherchen, wie es bei anderen Firmen gehandhabt wird/wurde. Wir sollten ebenfalls mal auf ELO 12 wechseln. Sind aktuell noch auf 10. Und im Vergleich zu dem genannten Aufwand hier im Forum sind da Welten dazwischen. Klar, ist immer die Frage wie "groß" ist das ganze bereits im Einsatz und wie viele Arbeiten damit.
.. vielleicht findet sich noch der eine oder andere in dieser Diskussion?
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 09.07.2020 um 09:17:14 Uhr
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Du kannst bei der ELO 10 beide Clients auch grundsätzlich parallel nutzen, es gibt nur ein paar Dinge zu bachten (z.B. .elozip-Format von Dateien in der Postbox). Du solltest auf jeden Fall als Admin in der Lage sein mit dem Java-Client zu testen was geht und wo Dinge umgestellt werden müssen, ab Version 11 gibts keinen Windows Client mehr.
Mitglied: monstermania
monstermania 13.07.2020 um 15:45:41 Uhr
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Zitat von @Dokuni:
..im Vergleich zu dem genannten Aufwand hier im Forum sind da Welten dazwischen. Klar, ist immer die Frage wie "groß" ist das ganze bereits im Einsatz und wie viele Arbeiten damit.
.. vielleicht findet sich noch der eine oder andere in dieser Diskussion?
Man kann ein Upgrade (Aufwand/Kosten) einfach nicht vergleichen. Gerade wenn wie hier offenbar ein Technologiewechsel ansteht (Windows Client -> JavaClient) sind teilweise erhebliche Anpassungen notwendig.
Es gibt durchaus Kunden, die von ELO5 bis ELO10 den ELO Windows Client und darauf aufbauend die ELO Automation Schnittstelle mit entsprechend aufwändigen Scripten genutzt haben. Die müssen dann halt ab ELO11 in den sauren Apfel beißen und teilweise die komplette vergangene Entwicklungsarbeit komplett neu machen (lassen)!
Teuer wird es auch dann, wenn z.B. 3'rd Party-Module genutzt werden, die sich dann gar nicht über Java ansprechen lassen.
Richtig ärgerlich ist es natürlich, wenn man noch mit ELO9 und Windows Client/Scripting angefangen hat und jetzt quasi wieder Alle neu machen muss. Da wäre aber auch der ELO BP gefordert gewesen. Die wussten nämlich schon sehr lange, dass der Windows Client ein Auslaufmodell war!
Mitglied: Dokuni
Dokuni 13.07.2020 um 16:11:36 Uhr
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Klar kann man Aufwand und Kosten nicht vergleichen - jedes ELO System ist anders integriert und aufgebaut. Von ELO direkt finde ich diese Umstellung aber auch etwas gewagt. Zumal es dann die Endkunden ausbügeln müssen. Und ELO 11 ist bereits seit 2018 auf dem Markt - sprich der Markt ist da schon verlaufen. Viele Kunden haben wohl umgestellt und die höheren Kosten in Kauf genommen...
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 14.07.2020 um 08:20:28 Uhr
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Man kann aber nicht sagen das das nicht lange angekündigt war und man sich nicht lange dafür Zeit genommen hätte seitens ELO. Ich bewundere ja Microsoft für seine "ewige" Abwärtskompatibilität aber auch das hat seinen Preis. Irgendwann muss jede Software so einen Schritt durchlaufen oder sie bleiben stehen, das hat auch Nachteile.

An ELO stört mich eigentlich nur das sie so gut wie nie direkt mit dem Kunden Kontakt haben, das läuft alles, steht und fällt mit den Vertriebspartnern. Ich weiß nicht wie lange das noch zeitgemäß funktionieren wird.
Mitglied: monstermania
monstermania 14.07.2020 um 13:51:47 Uhr
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Zitat von @Dokuni:
Von ELO direkt finde ich diese Umstellung aber auch etwas gewagt. Zumal es dann die Endkunden ausbügeln müssen.
Wie ich bereits schrieb. ELO selbst kann man eigentlich keinen Vorwurf machen. ELO hat zumindest gegenüber den BP ganz klar verlauten lassen, wohin der technische Weg geht. Den JavaClient gibt es ja nun auch nicht erst seit gestern. Genug Zeit war also da...
Allerdings weiß ich aus eigener Erfahrung natürlich wie es (insbesondere) bei kleineren ELO BP so läuft. Da hat man sich über die Jahre das entsprechende KnowHow im Scripting für den Windows Client aufgebaut und soll(te) nun parallel gleiches noch mal für den JavaClient machen. In der Praxis hat man dem Kunden dann doch lieber die "bewährte" Lösung installiert. Und nun kommt dann das böse Erwachen, dass der Kunde nur wenige Jahre nach der Einführung seines DMS diverse Prozesse nochmal komplett neu programmieren/bezahlen muß.
Mitglied: Dokuni
Dokuni 16.07.2020 um 16:19:45 Uhr
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Vielen Dank für Eure Kommentare. Es hat mir doch etwas weiter geholfen face-smile
Mitglied: Tekki0815
Tekki0815 08.08.2020 um 12:47:36 Uhr
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Zitat von @ukulele-7:
An ELO stört mich eigentlich nur das sie so gut wie nie direkt mit dem Kunden Kontakt haben, das läuft alles, steht und fällt mit den Vertriebspartnern. Ich weiß nicht wie lange das noch zeitgemäß funktionieren wird.

Gerade an einem direkten Kundenkontakt sollte dem Hersteller eigentlich gelegen sein, wenn Probleme auftreten oder Fragen im Raum stehen, die von den Vertriebspartnern nicht auf befriedigende Weise beantwortet werden. Ich würde es einfach versuchen und mich auch nicht abwimmeln lassen.