Migration einer Dokumentenablage (File Server) - Nudging und Motivation

Hallo zusammen,

wie in meinem damaligen Beitrag geschrieben, möchte ich eine alte Dokumentenablage auf einem Windows Server mitsamt neuem Konzept migrieren.

✅ Ein einheitliches Namens-Konzept ist soweit gut überlegt worden.
⏩ Nun geht es im weiteren Schritt um die aktive Beteiligung der einzelnen Abteilungen. Vielleicht sind hier Hobby-Psychologen / UX-Designer und können mir in dieser Situation aushelfen. Wie motiviere ich den Mitarbeiter dazu, bei dem Thema nicht gleich abzuriegeln? Die aufzubürdende Zeit kann bei großen Shares gerne etwas mehr in Anspruch nehmen. Von ihm muss ich wissen, wie eine sinnvolle thematische Gliederung der Dokumente in seiner Abteilung aussehen kann.

💡 Meine Überlegung ist es, dem Mitarbeiter eine Checkliste bereitzustellen, die er handschriftlich/digital bearbeiten kann. Diese Liste enthält Informationen zur Abteilung (zur genauen Identifikation) und die mögliche Dateiablagen-Gliederung.

Für mich fehlt da das gewisse Extra. Wie schaffe ich es – Achtung an alle (Hobby-) Psychologen – den gewissen Nudge (Stupser für eine Handlung) beim MA zu erwecken? Habt ihr schon mal eine File Server Migration durchführt und dabei neue Benennungsregeln eingeführt?

Beispielweise in der IT-Abteilung könnte es so aussehen. Wie effektiv findet ihr, dass man dem MA eine mögliche Umsetzung aus bereits umgestellten Abteilungen, hier der IT, vor Augen führt?